Em uma semana ou duas, tudo pode mudar. Esse é o desafio colocado pela etapa de plano de retomada do coronavírus. O plano de retomada será de ansiedades, com atenção e tomadas de ações rápidas. Toda a pandemia tem um grande impacto sobre os trabalhadores e a economia. Empresas de todo o mundo estão em crise. Ninguém pode prever com confiança como a economia evoluirá no médio prazo. Não é apenas uma questão de reagir efetivamente; também devemos acelerar a curva de aprendizado e tirar rapidamente conclusões que nos permitirão melhorar a resiliência do setor de negócios no futuro com foco em priorizar a saúde das pessoas.
O COVID-19 é uma crise fundamentalmente baseada em pessoas: os indivíduos estão ficando doentes e as repercussões para os negócios e a sociedade são enormes, e cada vez mais, exponencialmente, fortes. À medida que os líderes tentam responder, as prioridades das pessoas devem, portanto, estar na frente e no centro. Sete prioridades principais são essenciais para combater de maneira decisiva o COVID-19 agora e no futuro.
Portanto, levantamos 30 indicações de ação com foco em reorganização da estrutura organizacional e processos para que o seu plano de retomada esteja com as pessoas no centro das prioridades.
1. Acelere o trabalho inteligente
Modelos de trabalho flexíveis são uma parte importante da luta contra as infecções por COVID-19 porque reduzem o contato no local de trabalho – inclusive para os funcionários que precisam permanecer no local. Muitas empresas e organizações- mudaram para teletrabalho e reuniões virtuais em um estágio inicial da crise.
2. Estabelecer trabalho remoto
Se o hardware necessário ainda não estiver disponível, os funcionários poderão levar para casa itens como telas e estações de ancoragem como uma medida provisória. Gateways VPN adicionais devem ser configurados para acesso a dados. As ferramentas de colaboração – como Slack, Trello, Google Hangouts e Jamboard, Zoom, Miro, Figma, Mural, Ansana, dentre tantos outros – precisam estar acessíveis para reuniões virtuais. É muito importante observar que o trabalho inteligente se baseia na confiança de que todos farão seu trabalho sem estarem presentes fisicamente. Essa cultura não é um dado: precisa ser desenvolvido e nutrido proativamente. No entanto, os investimentos em mudança de tecnologia e cultura que as empresas são forçadas a fazer agora apostarão no “novo normal” após a crise e fornecerão uma referência para novos modelos de trabalho.
3. Substitua reuniões presenciais por virtuais
As reuniões no escritório devem ser convocadas apenas quando não houver alternativa. Eles também devem incluir precauções de segurança – por exemplo, manter as reuniões curtas, manter uma distância mínima entre os participantes, usar máscaras de proteção e proporcionar boa ventilação na sala.
4. Configure equipes virtuais ágeis
A interação direta é importante para o trabalho ágil. Com o suporte técnico correto e algumas regras simples, as equipes podem manter seus modelos de trabalho ágeis sem estar na mesma sala. A primeira etapa é criar quadros ágeis virtuais e colocar eventos fixos, como standup meeting (reuniões de pé), revisões e retrospectivas. Equipes muito grandes devem ser divididas em equipes menores; as discussões necessárias entre as unidades podem ser organizadas por meio de reuniões dos representantes das equipes menores. É útil, especialmente desde o início, se os participantes compartilharem regularmente suas experiências de trabalho virtual para melhorar a curva de aprendizado. A intimidade social durante e entre as reuniões permite que os membros da equipe se conheçam melhor e, portanto, colaborem melhor ao trabalhar remotamente. A socialização poderia ser por um café virtual, por exemplo. As equipes devem estabelecer regras e cronogramas claros para sua colaboração diária. Os horários devem incluir tempo para trabalhar individualmente, para trocas individuais e para discussões em grupo menores e reuniões de equipe.
5. Adapte as políticas de viagens
As políticas internas de viagem devem estar continuamente alinhadas às diretrizes nacionais. Considerações específicas devem ser feitas para aqueles que são considerados realmente críticos para a linha de frente e que não exigem presença física.
6. Adote novos hábitos de higiene e saúde e incentive os funcionários
As pessoas tendem a voltar rapidamente aos seus velhos hábitos. As empresas devem, portanto, continuar repetindo as principais regras de higiene, como lavar as mãos adequadamente, e monitorar a aderência a essas regras sempre que necessário. Isso pode ser feito, por exemplo, adicionando lembretes aos protetores de tela ou por meio de notificações push nos telefones celulares dos funcionários. Cartazes bem colocados também podem fornecer lembretes úteis, como na lanchonete, banheiros e elevadores – locais onde a higiene é particularmente importante.
7. Melhorar a higiene no local de trabalho
Manter a distância social adequada pode prevenir a infecção. Isso significa aumentar o espaço entre os funcionários em todos os locais de trabalho, ter menos pessoas trabalhando juntas no mesmo escritório e aumentar a frequência dos ciclos de limpeza e descontaminação.
8. Suporte e monitore a saúde dos funcionários
Muitas empresas já introduziram verificações diárias de temperatura ou monitoram de perto junto aos médicos da empresa.
9. Garanta o distanciamento social
Manter uma distância segura é a maneira mais eficaz de conter o vírus. As empresas devem fechar lanchonetes, cafés, outros espaços sociais e até oficinas e áreas de produção, se o requisito mínimo de distanciamento não puder ser garantido.
10. Mitigar o risco de pessoas
A prontidão de uma empresa para ausências de funcionários determina a extensão das consequências econômicas de uma pandemia. Uma empresa corre risco quando funcionários eficientes ficam doentes e ausentes e operações normais não possam ser sustentadas. É igualmente problemático quando os gerentes ou o pessoal-chave estão ausentes por um longo período de tempo. Uma boa organização reduz esses riscos. A Goodyear, por exemplo, identificou funcionários em todas as unidades operacionais e regiões essenciais para a continuidade dos negócios e analisou se e como essas posições poderiam ser preenchidas no pior cenário.
11. Identifique e dê suporte a funções críticas
Toda a força de trabalho deve ser agrupada não de acordo com a estrutura organizacional, mas por competência. As pessoas que podem substituir umas às outras formam rapidamente grupos de competências, que podem ser divididos em três categorias: crítica, substituível ou exposta. Medidas diferentes devem ser tomadas para cada grupo.
A categoria crítica inclui todos cuja ausência comprometeria a continuidade dos negócios. Esses funcionários são altamente especializados ou possuem habilidades essenciais. A questão principal é a importância de qualquer pessoa para a continuação dos processos fundamentais.
A categoria exposta abrange pessoas que apresentam maior risco de infecção por meio do trabalho. Isso pode incluir pessoas que precisam viajar muito ou que retornaram de uma área de alto risco. Também abrange multiplicadores internos através da riqueza de contatos, como funcionários que trabalham na recepção ou na cafeteria. A prioridade para esse grupo é reduzir o risco de infecção.
12. Diminua a exposição ao risco dividindo equipes
Todos os funcionários em uma função crítica precisam de medidas especiais de proteção. Tais medidas podem incluir reuniões exclusivamente virtuais do conselho. Os funcionários críticos não devem ocupar o mesmo espaço, se possível, e devem idealmente estar em edifícios diferentes. O mesmo se aplica ao pessoal-chave. Esses funcionários também precisam de ajuda para cuidar de crianças quando escolas e jardins de infância ainda estão fechados ou se optarem por manter as crianças seguras em casa.
As equipes que contêm muitos funcionários críticos devem ser divididas – ou seja, a equipe A trabalha em casa por uma semana, enquanto a equipe B trabalha no local e vice-versa. O mesmo princípio pode reduzir o risco de infecção na produção, por exemplo, organizando vários turnos rotativos.
13. Equipe e planejamento de contingência
Também deve haver soluções de backup preventivas para substituir as principais equipes. Isso pode envolver a recontratação de funcionários aposentados ou a recuperação de ex-funcionários da empresa.
14. Gerenciar a flexibilidade da força de trabalho
Muitas empresas precisam reduzir drasticamente a produção e as capacidades à medida que a demanda entra em colapso. É difícil encontrar o equilíbrio certo entre tomar as medidas necessárias para garantir a sobrevivência da empresa e agir de maneira socialmente responsável em relação à força de trabalho. A gerência executiva deve discutir esta questão e o potencial trade-off relacionado entre liquidez de curto prazo e aumento de médio prazo após a crise – para defender explicitamente as pessoas, mesmo durante a crise COVID-19.
15. Analise o impacto nos negócios na força de trabalho
Muitas empresas já usam o planejamento estratégico da força de trabalho, principalmente a longo prazo. No entanto, a qualidade do processo não é a mesma. As ferramentas estratégicas de planejamento da força de trabalho precisam incorporar planos de curto prazo nessa crise altamente dinâmica. Nos próximos nove a doze meses, a oferta e a demanda de mão-de-obra devem ser definidas mensalmente, ou até semanalmente.
Cenários diferentes – pior caso, caso médio e melhor caso, representando diferentes graus de duração e gravidade da crise – devem incluir modelos de driver pragmáticos para todos os perfis de trabalho. Eles formam a base para modelar os requisitos de pessoal e mostram, por exemplo, as consequências de uma redução de 30% na receita no perfil de trabalho A ou B.
Um banco europeu usa análises avançadas para simular o impacto e identificar medidas de gerenciamento de crises. O planejamento estratégico da força de trabalho fornece informações em tempo real em cenários altamente dinâmicos.
16. Gerenciar o tempo de inatividade de cada funcionário
O excesso de capacidade pode ser uma boa oportunidade para organizar o treinamento da equipe. Também poderia ser usado para recrutar partes da força de trabalho, preparando funcionários para uma transformação digital.
17. Comunique-se abertamente com empatia
Todo mundo vê o COVID-19 como uma enorme ameaça. Há uma grande incerteza, principalmente devido à evolução dinâmica da crise. Portanto, a comunicação com os funcionários é particularmente importante durante esse período.
18. Identifique canais de comunicação
Todos os funcionários devem receber atualizações regulares da gerência executiva. O primeiro passo essencial é identificar os canais de comunicação que podem alcançar todos. A cadeia de hotéis nacional chinesa Huazhu utilizou seu próprio aplicativo de plataforma de informações Huatong para informar seus funcionários e franquias. Também é importante ter um canal de feedback para os funcionários, por exemplo, uma linha direta para todas as perguntas sobre o COVID-19.
19. Organize uma estrutura de comunicação clara
Gerenciamento de crises e comunicação são tarefas de liderança. Isso significa, antes de tudo, ter uma pessoa apontada no nível executivo – idealmente o CEO – enviando atualizações várias vezes por semana. É particularmente importante abordar a equipe individualmente durante esta fase. Isso sinaliza confiabilidade, mostra a todos que eles são valorizados e fortalece a sensação de união. O vice-presidente executivo da Microsoft, Kurt DelBene, enviou pessoalmente e-mails a todos os funcionários e os informou sobre trabalho remoto, restrições de viagens e medidas de prevenção. O CEO do Google, Sundar Pichai, e o CFO Ruth Porat, pediram aos funcionários que se apoiassem durante esse período difícil e que defendessem o importante papel da empresa na sociedade.
20. Eduquem funcionários e gerentes no COVID-19
Mesmo que o COVID-19 esteja em toda a mídia, isso não significa que todos os funcionários tenham as informações mais recentes. A empresa deve fornecer atualizações regulares, em e-mails ou reuniões virtuais da prefeitura, sobre novos desenvolvimentos e anúncios das autoridades de saúde ou da OMS, entre outros. A mídia social é uma grande fonte de notícias falsas que alimenta medos. Isso torna essencial para as empresas, como é óbvio, filtrar o material para que apenas restem informações importantes e precisas e processá-lo para seus funcionários.
21. Fiquem juntos
A única maneira de gerenciar a crise do COVID-19 e impedir a propagação da infecção é que cada indivíduo assuma a responsabilidade – funcionários de colegas, empresas de funcionários e parceiros de negócios.
22. Prepare seus líderes
Cabe aos líderes agir como um farol ou Estrela do Norte, mostrando o caminho através de um território desconhecido. Isso exige compreensão e empatia. Muitas pessoas estão assustadas. Comunicação empática e atenção plena ajudarão os funcionários a olhar para frente. As empresas precisam sensibilizar os gerentes, que também estão sob muito estresse, a esse problema por meio de treinamento ou coaching. É importante, principalmente quando está sob tensão, mostrar empatia aos funcionários e demonstrar compreensão de seus problemas e preocupações, que podem ser, por exemplo, licença não remunerada ou garantia de assistência à criança.
23. Apoie os funcionários e suas famílias
A compreensão mútua é importante em qualquer crise. É a única maneira de identificar soluções, o que deve ser feito rapidamente e sem burocracia. Os gerentes diretos de linha devem estar habilitados a tomar decisões quando necessário, como a introdução de horários de trabalho mais flexíveis, para que os funcionários possam cuidar de seus filhos durante o dia e, talvez, trabalhar mais tarde à noite. As empresas também podem ajudar-se mutuamente, criando plataformas nas quais os funcionários podem compartilhar idéias sobre as melhores práticas ou organizar cuidados com as crianças.
24.Construa e aprimore ecossistemas
Soluções intersetoriais comuns podem ser estabelecidas trabalhando com outras empresas. As operadoras de restaurantes chinesas Xibei e Yunhaiyao, por exemplo, estão trabalhando com a Hema, a rede de supermercados on-line de propriedade da Alibaba, para impedir que mais de 20.000 funcionários percam o emprego. Centenas de funcionários que não puderam trabalhar nos restaurantes por causa das restrições foram contratados pelo varejista on-line a curto prazo para atender sua demanda urgente por trabalho extra e receber assistência rápida para lidar com o aumento repentino da demanda.
25. Cumpra um objetivo maior
É impossível avaliar a extensão do impacto macroeconômico da crise atual, mas será significativo. O engajamento social corporativo pode atenuar esses efeitos adversos. Essa é uma questão de propósito. Os interesses de todas as partes interessadas estão ligados a longo prazo. As empresas devem determinar por si mesmas qual o papel que desejam desempenhar nesse sentido, e suas perspectivas estão mudando. As empresas estão cada vez mais vendo seu objetivo e indo além de meramente obter lucros, e sua influência social e ecológica na sociedade continua crescendo. Por exemplo, o Alibaba criou um fundo de US $ 144 milhões para suprimentos médicos para a província de Hubei, atingida.
26.. Acelere a disponibilidade digital
O COVID-19 deu um impulso ao trabalho inteligente. Isso dá às empresas a oportunidade de configurar processos de trabalho digitais. Os pontos a seguir são especialmente importantes ao permitir que muitos funcionários trabalhem em casa.
Identifique a necessidade e forneça o hardware necessário. Isso não significa apenas fornecer aos funcionários smartphones e fones de ouvido; também cobre a estabilidade da rede. Os testes de estresse podem garantir que os sistemas continuem operando sob uma carga alta. Uma solução de backup também é essencial.
27. Forneça software e ferramentas apropriados.
Ferramentas e aplicativos de videoconferência para equipes virtuais facilitam a colaboração remota. Também é importante que os funcionários tenham acesso seguro aos arquivos compartilhados e possam recuperá-los.
28. Treine seu pessoal na prontidão digital
Muitas pessoas não estão acostumadas ou têm experiência em trabalhar remotamente. Ferramentas digitais de treinamento e auto-aprendizagem para diferentes (básicas, avançadas) e devem, portanto, estar disponíveis para equipes e departamentos individuais. O treinamento deve ser o mais estruturado possível com um conjunto de aprendizado digital e currículo básico. Os funcionários podem compartilhar anotações em comunidades de prática.
29. Crie equipes de suporte de tecnologia
As equipes de suporte tecnológico designadas devem estar presentes para garantir que o trabalho em casa ocorra sem problemas.
30. Tenha uma equipe de resposta rápida para prioridades de pessoas
A única maneira de superar esses desafios do ponto de vista das pessoas é agir diretamente e de maneira proativa e direcionada agora. Isso requer uma equipe de resposta rápida para as prioridades das pessoas com esquadrões virtuais ao longo do que foi descritos acima. Os membros da equipe de resposta rápida se alinham diariamente, têm direitos de decisão e se reportam diretamente ao C-suite. Coordenação global e ajustes regionais devem ser garantidos para empresas internacionais. É importante olhar para frente e ser proativo para agir antes de ser ultrapassado pelos eventos.
Medidas rápidas ad-hoc devem ser implementadas além dos pontos de ação, é claro. As empresas podem e também devem se preparar para as possíveis conseqüências a médio prazo da crise, bem como estabelecer os piores cenários para ficar à frente da onda e estar prontos para o pior resultado possível. Essa é a única maneira de aprender com a crise e emergir fortalecida a partir desses eventos.
O COVID-19 representará um dos maiores desafios corporativos que vimos nas últimas décadas. No entanto, soluções eficazes centradas nas pessoas podem ter um papel importante em ajudar empresas individuais a encontrar o caminho para sair da crise. As lições da crise do COVID-19 podem gerar uma curva acentuada de aprendizado e, como resultado, melhorar a resiliência corporativa – introduzindo um trabalho inteligente, estabelecendo uma cultura de confiança, aprimorando a qualificação e explorando novos caminhos. Todas essas coisas podem ajudar a evitar o desgaste da crise e, em vez disso, extrair forças dela – transformar a equipe de resposta de pessoas em um parceiro competente para negócios e funcionários durante e após a crise do COVID-19.
Inspirado no artigo da BCG: https://www.bcg.com/publications/2020/people-solutions-response-covid.aspx
